ASSISTANTE DE HAUTE DIRECTION

Fonctions et responsabilités:

Sous la supervision générale de l’Envoyée Spéciale en Genre, l’Assistante de haute direction sera chargée des tâches suivantes:

• Organiser et gérer le Secrétariat de l’Envoyée Spéciale.
• Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents du Bureau de l’Envoyée Spéciale.
• Participer à la gestion et à la mise à jour de l’agenda et du compte de messagerie électronique de l’Envoyée Spéciale.
• Filtrer et orienter les visiteurs, le courrier, le courriel et les appels téléphoniques entrants, avec une attention particulière aux questions urgentes et prioritaires qui requièrent l’attention de l’Envoyée Spéciale.
• Rédiger, saisir et distribuer les notes, les lettres d’accusé de réception et les réponses aux correspondances, et en assurer le suivi auprès des membres concernés de l’équipe du Bureau de l’Envoyée Spéciale.
• Assurer la relecture des documents de routine préparés à l’attention et pour la signature de l’Envoyée Spéciale, en collaboration avec les membres concernés de l’équipe du Bureau de l’Envoyée Spéciale et sous la supervision du Conseiller de l’Envoyée Spéciale.
• Coordonner la préparation et le suivi de la mise en œuvre du programme de travail et du budget du Bureau de l’Envoyée Spéciale.
• Planifier les réunions entre l’Envoyée Spéciale et les principales parties prenantes au sein et à l’extérieur de la Banque, et rassembler la documentation et les notes y afférentes.
• Noter les engagements, les invitations et  autres requêtes pour la réunion hebdomadaire de planning.
• Coordonner les missions, modalités de déplacement et d’hébergement et produire un dossier contenant l’agenda et les documents de référence pour l’Envoyée Spéciale et le Conseiller de l’Envoyée Spéciale.
• Assurer un relais fluide des actions entre le Bureau de l’Envoyée Spéciale et d’autres services, les partenaires externes et la clientèle.
• Coordonner les dispositions nécessaires pour l’accueil des délégations étrangères.
• Fournir une assistance administrative à l’Envoyée Spéciale et à son conseiller, y compris dans la préparation des formulaires administratifs, le traitement des demandes dans le programme SAP, et dans le processus de recrutement et de gestion  des consultants et de leur paiements.
• Assurer la supervision, la formation et l’encadrement du personnel d’appui du bureau de direction.